بهترین تکنیک اولویت بندی کدام است؟

بهترین تکنیک اولویت بندی کارها کدام است؟ در این مقاله به صورت جامع به این سوال پاسخ می دهیم تا یکبار برای همیشه این مساله را برطرف کنیم.

روزانه افراد زیادی را می‌بینیم که دغدغه مدیریت زمان خودشان را دارند. از اینکه به همه کارهایشان نمی‎‌رسند، ناراحت هستند. واقعیت این است که زمان و توانایی ما محدود است. در اولین قدم این موضوع را بپذیریم که با این زمان محدود، رسیدگی به همه‌ی کارها و پروژه ها غیرممکن است.

اما چاره چیست؟ چاره فقط و فقط اولویت بندی و عمل کردن به آن است.

چرا به تمام کارهایمان نمی‌رسیم؟

اگر بخواهیم اولویت بندی را به صورت ساده تعریف کنیم، به این معنی است که به ترتیب چه وظایفی را انجام دهیم؟

برای کسب نتیجه خوب و هوشمندانه عمل کردن، نیازی به انجام تمام کارها نیست. همین که در یک روز اولویت های شما به درستی انجام شوند و به مرحله اقدام برسند، میتوان گفت که از این فرصت 24 ساعته به خوبی استفاده کرده‌اید. عموم افراد این باور اشتباه را دارند که در طول یک روز باید تمام کارهایشان انجام شوند و در غیر این صورت ناراحت و ناامید می شوند.

باور درست این است که با پذیرش محدود بودن زمان، اولویت های زندگی خود را بشناسید و طبق همان اولویت بندی پیش بروید. به هیچ عنوان قرار نیست به همه‌ی کارهای لیست برنامه ریزی خود برسید.

همیشه این جمله را به خاطر داشته باشید که: “زندگی یعنی اولویت بندی”

برنامه ریزی اصولی با اولویت بندی کارها

یکی از اصول پایه‌ی برنامه ریزی، اولویت بندی است که در این مقاله با یادگیری 4 تکنیک موثر می توانید این اصل مهم را پیاده سازی کنید.

قبل از معرفی تکنیک‌ها به این مساله بپردازیم که اصلا اولویت بندی چه فوایدی برای ما دارد؟

گمراه نشدن در مسیر هدف

وقتی در زندگی یک هدف را برای خود مشخص می کنید، عوامل زیادی دست به دست هم می دهند تا شما از آن هدف دست بکشید. ناخودآگاه درگیر کارهایی می شوید که هیچ ارتباطی به هدف شما ندارند و صرفا وقت شما را تلف کرده اند اما با شناخت اولویت های خود می توانید به راحتی این عوامل را تشخیص دهید و از برنامه ریزی خود خارج کنید.

استفاده حداکثری از زمان و توان خود

با حذف موارد غیر ضروری و با اولویت پایین می توان از زمان حداکثر بهره را برد. به واسطه ی رعایت کردن اولویت ها روز مفیدی را پشت سر خواهید گذاشت.

به راحتی تصمیم بگیرید

با استفاده از تکنیک های اولویت بندی به راحتی میتوانید تصمیم بگیرید که چه کاری را حذف کنید تا زمان شما تلف نشود.

تکنیک های اولویت بندی کارها

در این بخش به معرفی 4 تکنیک موثر و کاربردی می پردازیم که می توانید از آنها استفاده کنید.

قانون 20/80 یا اصل پارتو

احتمالا شما با این قانون آشنایی دارید؛ اما آن را پیاده سازی نکرده اید. بر اساس قانون 20/80 یا اصل پارتو، 80 درصد هدف شما نتیجه 20 درصد فعالیت های شماست. به این معنی که اگر لیست برنامه ریزی امروز شما شامل 10 مورد باشد فقط 2 مورد هستند که اهمیت ویژه ای دارند و به عنوان اولویت اصلی شما در نظر گرفته می شوند.

قانون 20/80 یا اصل پارتو به ما می گوید: 80 درصد زمان و انرژی شما بهتر است صرف 20 درصد کارهای روزانه شود تا بهترین نتیجه ممکن را به دست آورید.

این قانون را می توانید در حوزه های مختلف هم در نظر بگیرید؛ به عنوان مثال:

80 درصد استفاده شما از گوشی موبایل، صرف 20 درصد نرم افزارها می شود.

در 20 درصد مواقع شما از 80 درصد لباس هایتان استفاده می کنید.

ماتریس آیزنهاور

آقای استفان کاوی در کتاب « هفت عادت مردمان موثر » اینگونه توضیح می دهد:

اموری که بیشترین اهمیت را دارند، نباید قربانی اموری شوند که کمترین اهمیت را دارند.

بر اساس این کتاب، کارها به لحاظ اهمیت به 4 دسته تقسیم می شوند: فوری / غیر فوری و مهم / غیر مهم.

دسته اول: مهم و فوری

نام این دسته را ضرورت می گذاریم. یعنی کارهایی که برای ما هم مهم هستند و هم فوری. این کارها اصلی ترین اولویت روز ما در نظر گرفته می شوند. در صورتی که به این دسته از کارها نپردازیم تبعات سنگینی را باید بپردازیم. کارهایی مثل: سرویس کردن یخچال، تعمیر لوله آب، به موقع رسیدن به جلسه مهم، ثبت نام کنکور و یا آزمون مهم و…

دسته دوم: مهم و غیرفوری

نام این دسته را ذکاوت می گذاریم. انجام کارهای این دسته مهم است، اما فوری نیستند. کارهایی که اگر امروز انجام شوند، ممکن است نتیجه آن ها را مدتی بعد شاهد باشیم. مثلا: اگر امروز ورزش کنیم، زبان بخوانیم، آموزش ببینیم و… نتیجه آن را بعد از یک مدت به دست می آوریم. توصیه میکنم در برنامه ریزی روزانه خود از کارهای این دسته غافل نشوید.

دسته سوم: غیرمهم و فوری

این دسته بطالت نام دارد. بهترین رفتاری که می توانید با این دسته از کارها انجام دهید، واسپاری و یا به تعویق انداختن آنهاست. به عنوان مثال: موبایل شما که در حال زنگ خوردن است، فورا می توانید به آن پاسخ دهید اما خیلی اوقات ممکن است اصلا مهم نباشد و حتی زمان زیادی را از شما بگیرد.

دسته چهارم: غیرمهم و غیر فوری

حماقت بهترین نام ممکن برای این دسته است؛ چرا که اگر ما برای این دسته از کارها وقت خود را سپری کنیم، هیچ توجیهی ندارد. کارهای غیرفوری و غیرمهم مثل: گشت و گذار بیهوده در اینستاگرام، پشت سر این و آن حرف زدن، تحلیل های سیاسی و اقتصادی در جمع فامیل و…

همین حالا لیست کارهایتان را بنویسید و بر اساس این ماتریس آنها را دسته بندی کنید.

روش اولویت بندی کارها براساس (ABC)

آقای برایان تریسی در کتاب معروف «قورباغه ات را قورت بده» این مفهوم را به خوبی توضیح داده است. او عقیده دارد که بهتر است روز خود را با سخت ترین کار ( که چه بسا می تواند مهم ترین کار ما باشد ) شروع کنیم. در این صورت در ادامه روز برای ما این انگیزه ایجاد می شود که سخت ترین کار انجام شده و انجام بقیه کارها ساده تر تلقی می شود.

روشی که در این کتاب ارائه شده است، به این صورت است که در لیست برنامه ریزی یا to do لیست خود می توانیم از حروف الفبا انگلیسی یا فارسی استفاده کنیم و هر حرف بیانگر یک درجه اهمیت است که می توانید در شکل زیر ببینید.

تکنیک کوچه بازاری

اولویت بندی با استفاده از تکنیک کوچه بازاری به نسبت ساده تر است. این تکنیک به ما می گوید: فرض کن امروز که از خواب بیدار می شوی شخصی تفنگ به دست کنار توست و به تو اجازه می دهد تا امروز فقط یک کار را انجام دهی و اگر دو کار را انتخاب کنی، ماشه را می کشد. حال از خود بپرسید: آن یک کار چیست؟ به این صورت می توانید اولویت اصلی روز خود را مشخص کنید.

قبول دارم که این تکنیک کمی خشن است ولی تاثیر بسیار زیادی در شناخت اولویت های ما دارد.

اقدامات و تمرین ها

• لیست کارهای خود را بنویسید.
• اولویت بندی را براساس تکنیک های این مقاله روی لیست برنامه ریزی خود پیاده سازی کنید.
• چه کارهایی را می توانید واسپاری کنید؟
• چه کارهایی را می توانید حذف کنید؟
• اولویت بندی را در هر روز خود رعایت کنید.