چگونه به برنامه ریزی خود پایبند بمانیم؟ 4 راهکار موثر

مراقبت از برنامه ریزی عامل مهمی است که باعث می شود از چارچوب آن خارج نشوید. هر کدام از شما حداقل یک بار تجربه برنامه ریزی ناموفق را داشته اید؛ یعنی یک بار کارهای خود را لیست و با انگیزه زیاد شروع به تیک زدن آن لیست کرده اید اما بعد از مدتی ناامید شده اید و به کل این فرآیند را ادامه نداده اید.

متاسفانه باید بپذیریم که هیچ کجا برنامه ریزی اصولی را به ما آموزش نداده اند. نه در مدرسه و نه در دانشگاه یاد نگرفته ایم که چطور به روش اصولی کارهای خود را برنامه ریزی کنیم تا احتمال کنار گذاشتن آن به حداقل برسد. حال چاره چیست؟ دست روی دست بگذاریم؟ خیر. چاره این است که این مهارت مهم را به جعبه ابزار مهارت های خود اضافه کنیم.

در این مقاله همراه ما باشید با بررسی راهکارهای مهمی که به شما کمک می کند به برنامه ریزی خود پایبند بمانید.

تجربه شخصی

در این مدتی که با برنامه ریزی اصولی آشنا شده ام، آزمون و خطاهای بسیاری را پشت سر گذاشته ام. هر سیستم و متد برنامه ریزی که می شناختم را برای خودم پیاده سازی می کردم تا بهترین نتیجه را کسب کنم.

بارها برای من این اتفاق افتاده که مدت قابل توجهی از چارچوب برنامه ریزی خود خارج شده ام. این وقفه ها گاهی با اتفاقات غیرمنتظره رقم می خورد و گاهی با اهمال کاری و یا دلایل مختلف.

اما راهکارهایی که در ادامه به شما معرفی می کنم به من کمک کرد تا موانع برنامه ریزی کمتر مرا از مسیر خارج کند.

راهکار اول: پروژه ها را به گام های کوچک تبدیل کنید

اشتباه رایجی که باعث عملی نشدن خیلی از برنامه ریزی ها می شود این است که در لیست روزانه خود پروژه ها را می نویسید. در صورتی که نوشتن پروژه ها بسیار کلی است و شما از اقدامات آن آگاه نیستید. به طور کلی پروژه به وظیفه ای می گوییم که دو یا چند کار را شامل می شود. منظور از پروژه صرفا پروژه های کاری و دانشگاهی نیست. برای جلوگیری از این اشتباه بهتر است که اقدامات مربوط به آن پروژه را در لیست خود وارد کنید. به عنوان مثال اگر یکی از پروژه های امروز شما تمیز کردن خانه است، بهتر است که به این صورت آن را تبدیل به گام های کوچک کنید:

• شستشوی ظروف
• تمیز کردن سینک
• تمیز کردن سرویس بهداشتی
• جارو کشی اتاق ها
• گردگیری

هنگامی که پروژه را به گامهای کوچکتر تبدیل کنید، موارد قابل اجراتر به نظر می رسند. همچنین به شما اجازه می دهد وقت و توجه محدودتان را با توجه به اولویت و ارزش کارها روی آنها متمرکز کنید. به طور مثال، شستن ظرف ها شاید اولویت بالایی داشته باشد که مستلزم توجه فوری شما است. در حالی که جارو کشیدن اتاق ها می تواند بدون هیچ عواقبی تا فردا به تعویق بیافتد.

راهکار دوم: برای هرکار ددلاین تعیین کنید

ددلاین، سررسید، مهلت  انجام کار، ضرب العجل و یا هر اسمی که شما با آن بیشتر ارتباط برقرار می کنید. من با ددلاین راحت ترم. برای تعیین ددلاین نیاز است با قانونی آشنا شوید تحت عنوان: قانون پارکینسون.

قانون پارکینسون می گوید: کارها به اندازه ای کش می آید، که شما برای آن مهلت در نظر گرفته باشید. شب امتحان را خاطرتان هست؟ ما چندین روز برای آماده شدن زمان داشتیم اما همه ی پروسه آمادگی به شب امتحان معطوف می شد. این بهترین مثالی است که برای درک این قانون کاربرد دارد.

اگر برای کارهای خود ددلاین تعیین نکنیم، به احتمال خیلی زیاد در انجام آن ها اهمالکاری می کنیم. بهتر است هرکاری که در لیست خود می نویسید، مهلت انجام آن را هم مشخص کنید تا احتمال انجامش بیشتر شود. به عنوان مثال:

تماس با آقای محمدی : 20 شهریور

تبریک تولد خواهرم: 1 مهر

پیگیری کتابی که سفارش دادم: 15 مهر

نکته مهم

شاید این مساله برای شما هم پیش بیاید که برای بعضی از کارها نمی توان ددلاین مشخص کرد چرا که زمان انجام آن کار مشخص نیست. و یا انجام آن کار به عوامل زیادی بستگی دارد.

در جواب باید به شما بگویم که در هر صورت برای هرکاری بهتر است که ددلاین تعیین کنید. هدف ما این است که مهارت خود در تعیین ددلاین را ارتقا دهیم. اگر مهلت انجام آن کار سر رسید و به هر دلیلی نتوانستید برای آن کار زمان بگذارید، فقط کافی است ددلاین آن را برای روز دیگری مشخص کنید.

راهکار سوم: هر وظیفه را به طور دقیق در لیست برنامه ریزی وارد کنید

در خیلی از لیست های برنامه ریزی شاهد این بوده ام که موارد لیست مبهم هستند. به عنوان مثال یکی از کارهایی که بهتر است روزانه در لیست ما باشد، مطالعه است.

اشتباه رایج خیلی از عزیزان این است که این مورد را به صورت کلی در لیست خود ثبت می کنند. روش درست این است که هر کار را به صورت دقیق مشخص کنید. مثلا برای مطالعه بهتر است که جزئیات را مشخص کنید. مطالعه چه کتابی؟ از صفحه چند تا چند؟ کدام فصل؟ از کدام بخش تا کدام بخش؟

اکثر اوقات به دلیل مبهم بودن یک وظیفه، اهمال کاری اتفاق می افتد. ولی هنگامی که به طور دقیق وظیفه را برای خود تعریف کنید، احتمال انجام آن هم بیشتر می شود.

راهکار چهارم: بررسی هفتگی برنامه ریزی

یکی از مهم ترین کارها برای پایبند ماندن به برنامه ریزی، بررسی هفتگی آن است. رشد و پیشرفت زمانی اتفاق می افتد که نواقص به حداقل ممکن برسند. وقتی فرآیند برنامه ریزی را شروع کنید، لازم است به طور مرتب آن را بررسی کنید تا متوجه اشتباهات آن بشوید و نواقص را به حداقل برسانید. در این صورت رفته رفته در این مهارت حرفه ای می شوید. به طوری که دائم در مسیر برنامه ریزی خود قرار می گیرید.

برای این کار می توانید مراحل زیر را طی کنید:

مرحله اول

زمانی را در طول هفته برای خود تعیین کنید. به عنوان مثال جمعه بعد از ظهر. برای خودتان یادآور ( آلارم ) مشخص کنید و سعی کنید به این زمان متعهد بمانید.

در این ساعت تمام شرایط را برای برگزاری جلسه متمرکز با خودتان فراهم کنید.

مرحله دوم

هفته گذشته خود را بررسی کنید. به عملکرد خود چه نمره ای می دهید؟ از یک تا 10 به خود نمره بدهید.

مرحله سوم

اگر نمره کامل را دریافت نکردید، از خود بپرسید: در هفته آینده چه کارهایی را انجام دهم تا نمره بهتری کسب کنم؟

مرحله چهارم

سپس دست به قلم شوید و به این سوالات پاسخ دهید:

از همه مهمتر این است که این کار را هر هفته انجام دهید. در این صورت احتمال خارج شدن از چارچوب برنامه ریزی به حداقل ممکن می رسد.

اقدامات و تمرین ها

• تمام پروژه هایی که در لیست برنامه ریزی شما وجود دارد را به گام های کوچک تبدیل کنید.
• برای تمام کارها ( تا حد ممکن ) ددلاین یا سررسید مشخص کنید.
• لیست برنامه ریزی خود را ویرایش کنید. به این صورت که هر کار را به طور دقیق وارد کنید.
• زمان جلسه با خود برای بررسی هفتگی برنامه ریزی را تعیین و یادآور را همین حالا تنظیم کنید.