5 گام برای نوشتن لیست برنامه ریزی + سوالات متداول و نکات مهم
5 گام برای نوشتن لیست برنامه ریزی + سوالات متداول و نکات مهم
نوشتن لیست برنامه ریزی از مهم ترین کارهای روزانه شماست. اکثر افراد برنامه ریزی روزانه خود را در ذهن شان انجام می دهند. این اشتباه رایج باعث می شود بعضی از وظایف روزانه را فراموش کنید.
به همین دلیل است که تهیه لیستی از وظایف روزانه باعث می شود روز را در چارچوب برنامه خود سپری کنید. اما چگونه لیست برنامه ریزی را بنویسید که موثر باشد؟
اغلب گمان می کنند نوشتن لیست برنامه ریزی کار ساده ای است که می توان انجام داد. فقط کافی است کارهای امروز را لیست کنیم و به ترتیب انجام دهیم؛ اما این یکی از اشتباهات دیگر است که بهره وری برنامه ریزی شما را پایین می آورد.
نوشتن لیست برنامه ریزی اصول و قواعد خاص خود را دارد که در این مقاله به آن پرداختیم.
گام اول: تهیه 2 لیست برنامه ریزی
داشتن 2 لیست برای برنامه ریزی، شروع کار شماست. در همین ابتدای کار متوجه اشتباه خیلی از افراد می شوید. اشتباه رایج این است که اغلب افراد به داشتن تنها یک لیست، بسنده می کنند. اما شما برای شروع باید حداقل 2 لیست جدا داشته باشید که در ادامه، نحوه نوشتن و تهیه این لیست ها را توضیح خواهیم داد.
لیست اول: مستر لیست یا لیست اصلی
مستر لیست یا لیست اصلی، پایه ی برنامه ریزی شماست. برای مسترلیست بهتر است یک دفترچه و یا سررسید اختصاص دهید. نحوه تهیه مسترلیست به این صورت است که باید هر کار و وظیفه ای که به ذهن تان می رسد را وارد این لیست کنید.
در این مرحله قضاوت ممنوع است. هر کار کوچک و بزرگی را در این لیست وارد کنید. ممکن است تعداد وظایفی که در مسترلیست وارد می کنید از مرز 100 عدد هم عبور کند. نگران تعداد وظایف نباشید و تمام موارد را بنویسید.
لیست دوم: لیست روزانه
لیست دوم لیست روزانه برنامه ریزی است که هرروز آن را تهیه می کنید. وظایف روزانه از دل مسترلیست و یا لیست اصلی شما خارج می شود. در واقع از مستر لیست به عنوان یک مرجع استفاده می کنیم که تمام وظایف ما در آن گنجانده شده اند.
گام دوم: مشخص کردن ددلاین یا مهلت انجام کار
یکی از راهکارهای پایبندی به برنامه ریزی که در مقاله ( چگونه به برنامه ریزی خود پایبند بمانیم؟ 4 راهکار موثر ) به آن اشاره کردیم، مشخص کردن ددلاین یا مهلت انجام کار برای هر وظیفه است. بعد از اینکه مستر لیست خود را تهیه کردید، در گام دوم برای هر وظیفه ددلاین مختص آن را مشخص کنید؛ یعنی با استفاده از تقویم، تصمیم بگیرید که چه کاری را در چه روزی باید انجام دهید.
بعد از مشخص کردن ددلاین برای هر وظیفه، تهیه لیست روزانه کار ساده تری است. کافی است هر روز نگاهی به مسترلیست خود بیاندازید و وظایفی که ددلاین آنها مربوط به امروز است را وارد لیست روزانه کنید.
گام سوم: اولویت بندی کارها
در مقاله ( بهترین تکنیک اولویت بندی کدام است؟ ) 4 تکنیک اولویت بندی را بررسی کردیم که می توانید از این تکنیک ها روزانه استفاده کنید.
اولویت بندی کارها در مسترلیست و لیست روزانه از 2 جهت به شما کمک می کند:
- می توانید به راحتی تصمیم بگیرید که کدام موارد را از مستر لیست حذف کنید و برای آن ها وقت نگذارید.
- می توانید برای بعضی از وظایف که اولویت های پایین تری دارند، ددلاین های طولانی تری در نظر بگیرید تا در ابتدا برای کارهای با اولویت بالا زمان اختصاص دهید.
سوالات متداول درباره نوشتن لیست برنامه ریزی
برای بعضی از کارها نمی توانم ددلاین تعیین کنم؛ چون زمان انجام آن را نمی دانم. با این موارد چه کنم؟
بهتر است برای تمام وظایف مسترلیست، ددلاین تعیین کنید. با این کار برنامه ریزی موثرتری خواهید داشت. فرض کنید ددلاین 10 کار را برای امروز مشخص کردید، در صورتی که با توجه به شرایط، نمی توانید برای 4 مورد از این کارها وقت اختصاص دهید. در این حالت فقط کافی است ددلاین آن 4 وظیفه را تغییر دهید.
بعضی از کارهای من بسیار پیش پا افتاده اند، مثل تماس گرفتن با دوستان و یا پیام دادن. این موارد را هم وارد مسترلیست کنم؟
مهم ترین اصلی که در مسترلیست باید رعایت کنید این است که تمام وظایف و کارهایتان را بدون قضاوت بنویسید. هدف ما از نوشتن مسترلیست این است که ذهن خود را خالی کنیم. برای این کار باید هر وظیفه ای که به ذهن رسید را بلافاصله وارد مسترلیست کرد.
نکات مهم
نکته اول: مسترلیست شما باید هر لحظه به روز رسانی شود؛ یعنی هر موردی که به ذهنتان رسید را بلافاصله وارد مسترلیست کنید و نگذارید فضای ذهن اشغال شود. با این تفاسیر به این نتیجه می رسیم که مسترلیست انتها ندارد.
نکته دوم: در لیست روزانه بهتر است که پروژه را ننویسید. در مقاله ( چگونه به برنامه ریزی خود پایبند بمانیم؟ 4 راهکار موثر )، راهکار اول را به توضیح این نکته پرداختیم.
نکته سوم: ابتدای کار ممکن است در تعیین ددلاین ها اشتباهاتی داشته باشید. این اشتباهات در شروع برای همه شما پیش می آید. خیالتان راحت! آنقدر این کار را تکرار کنید تا به مرور زمان مهارت خود را در تعیین ددلاین کارها ارتقا دهید.
اقدامات و تمرین ها
- مسترلیست خود را با توجه به توضیحات این مقاله تهیه کنید.
- هرروز لیست روزانه خود را از دل مسترلیست استخراج کنید.
- وظایف موجود در لیست روزانه خود را به ترتیب اولویت بندی کنید و بنویسید.
- در هر لحظه اولویت بندی وظایف خود را فراموش نکنید.
- سوالات خود را در بخش نظرات این مقاله بنویسید تا در کمترین زمان ممکن پاسخگوی شما باشیم.
دیدگاهتان را بنویسید